Cómo organizar un evento híbrido

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En artículos anteriores explicamos los elementos clave de un evento híbrido y cuáles son sus principales beneficios. En este artículo nos centraremos en explicarte cómo organizar un evento híbrido para que sea un éxito. Si no implementas una estrategia eficaz o pones en práctica consejos como los que compartimos aquí, no es tarea fácil.

El hecho de que este tipo de eventos engloben asistentes presenciales y virtuales implica tener que considerar muchos elementos o aspectos. Ambas partes deben obtener el mismo valor. La audiencia de un evento híbrido debe sentir que está viviendo una experiencia de calidad en todo momento. Para ello debemos considerar todo el ciclo de vida del evento, planificando e implementando acciones “antes, durante y después”.

Cómo organizar un evento híbrido siguiendo los pasos imprescindibles

Antes del evento

Define tus objetivos

Aunque parezca obvio, es esencial que establezcas tus objetivos antes de empezar a planificar y crear tu evento. Para que un evento tenga éxito, debes tener claro por qué estás organizándolo y qué deseas lograr con él. No es necesario que sean muchos objetivos, mejor pocos y concretos o precisos.

Construye tu audiencia

Una vez definidos tus objetivos, debes empezar a construir a tu audiencia. En realidad, esta acción debe realizarse no solo cuando el evento está a punto de suceder, sino durante todo el año.

Organizar un evento híbrido significa que puedes llegar exponencialmente a muchas más personas que si éste fuera solo físico. Pero debes tener cuidado con que los asistentes de tu evento formen parte de tu target. Asegúrate de estar organizando el evento adecuado para las personas adecuadas.

Además, debes acercarte a tu audiencia. Una vez que se hayan registrado para tu evento, empieza a pensar en correos electrónicos de seguimiento, redes sociales y todo ese tipo de comunicaciones que te permitirán estar en contacto con todos tus asistentes. Asegúrate de que no se olviden del evento y de que tengan interés por este.

Crea tus herramientas de marketing para el evento

Este no es un paso obligatorio, pero sí muy recomendable. Se trata de crear un sitio web para el evento y una aplicación para dispositivos móviles. Estos elementos permiten aportar contenidos e información relevante al igual que el programa del evento, los ponentes que vendrán, etc.

Tanto la web como la aplicación son dos cosas importantes que pueden ser la primera toma de contacto para los asistentes presenciales y virtuales. Además, los asistentes pueden usar la aplicación para chatear entre ellos, programar reuniones y hacer networking, entre otros.

Sobre todo, puedes utilizar la aplicación para mantener activos a los asistentes, enviarles alertas, recordatorios y generar expectativas sobre el evento.

Escoge la plataforma adecuada

Aparte del audio, el vídeo y la iluminación, necesitarás una buena plataforma de streaming para realizar la parte virtual de tu evento híbrido y no es precisamente tarea fácil.

En este paso, debes asegurarte de que el programa que escoges es tan bueno como el evento que quieres crear y de que se puede adaptar a tu idea. Para que esto pase, la plataforma Watchity te lo pone fácil. Te permite personalizar completamente tu streaming, añadiendo superposiciones, logos, textos, etc., estructurándolo de la forma que mejor se adapte, y facilita la gestión de los directos transmitiendo al mismo tiempo un aspecto profesional a la audiencia, entre otras funcionalidades.

Registro para el evento

Los asistentes deben rellenar un formulario antes de que tenga lugar el evento. Esto se puede hacer online, mediante la app o la web del evento, o con apps integradas y perfiles de redes sociales.

Además, con Watchity puedes crear formularios de registro, definir el acceso protegido, gestionar las listas de asistentes, añadir alertas de calendario y mandar emails de recordatorio. Eso es todo lo que necesitas para controlar la asistencia y la actividad alrededor de tu evento.

Durante el evento

Acceso al evento

Como puedes suponer, habrá dos formas diferentes de acceder al evento, una para los asistentes presenciales y otra para los virtuales.

Si hablamos de los asistentes presenciales, deben tener la posibilidad de entrar al evento mediante un ticket contactless con la app del evento, y también descargándose y presentando su badge conforme ya se han registrado y forman parte del evento.

En el caso de los espectadores virtuales, deben ser capaces de acceder desde su perfil si ya se han registrado anteriormente. Si no lo han hecho, deben tener la opción de registrarse en el momento como visitantes y crear un perfil con sus datos personales y de contacto, como otros participantes.

Moverse por el evento

Una vez dentro, los asistentes deben tener facilidad para moverse por el evento, ya sean físicos o virtuales.

En la parte “presencial” del evento, los asistentes deben tener un mapa del lugar para saber dónde se dan las charlas y las conferencias, y dónde están localizados los puntos de encuentro. Esto también se puede gestionar fácilmente con la app que hemos mencionado anteriormente. ¡Hazlos sentir cómodos dentro del evento!

En la parte virtual del evento, asegúrate de que los asistentes saben cuál es el horario, qué conferencias se dan y cuándo, quiénes son los conferenciantes, etc. ¡Transmíteles que el evento merece la pena!

Haz contenido híbrido

Quizás este sea el punto más obvio de los consejos, pero también uno de los más importantes. Si estás realizando un evento híbrido, debes crear contenido para toda tu audiencia, sea online o en vivo.

Basado en tus objetivos iniciales, puedes proporcionar contenido en distintos formatos dependiendo de cuál se adapte más a tu audiencia. Por ejemplo, todas las conferencias, sesiones y ponencias (y casi todo el contenido de vídeo) se pueden grabar. Así, también puedes ofrecer este contenido bajo demanda durante y después del evento.

Involucra a tu audiencia

Sobre todo en el caso de la audiencia virtual, es fácil perder la concentración en algunos momentos cuando se prolonga la sesión. En ambos tipos de audiencia es necesario hacer algún descanso breve, ya que una sobrecarga de inputs y atención reduce la capacidad para absorber nueva información. Pero no se trata de un descanso literal, puede ser un momento ideal para lanzar un “preguntas-respuestas”, para recordar el hashtag del evento e invitarlos a que compartan tweets, etc. Es una manera de promover la interacción manteniendo su interés de forma más relajada.

Después del evento

Mide el éxito del evento

Esta etapa es muy importante y por lo tanto debe incluirse dentro de “cómo organizar un evento híbrido”. Una vez el evento ha llegado a su fin, debes medir las analíticas post-evento para ver si ha tenido éxito o no. Las métricas del evento virtual están formadas por la asistencia, el engagement de los asistentes, los clicks, las búsquedas y las visitas en los perfiles, entre otras. Las analíticas del evento físico dependen del sistema que controla los datos offline (normalmente, controla los scans, la asistencia, etc.).

Toda esta monitorización es siempre más fácil con Watchity, ya que te permite monitorizar y analizar todos los datos durante y después del evento. Además, puedes descubrir cuánta audiencia ha visto el contenido y dónde ha tenido un mayor impacto. Del mismo modo, serás capaz de entender a tu audiencia y obtener información sobre sus acciones y reacciones.

Acciones post-evento

Aunque tu evento híbrido haya terminado, debes seguir comprometiendo a tu audiencia. Para hacerlo, puedes llevar a cabo distintas acciones.

Por una parte, los emails de seguimiento. Por ejemplo, puedes mandar a tus espectadores un email para recordarles los mejores momentos o para mandarles fotos del evento. Además, puedes añadir links de algún contenido de tu organización, como eBooks, infografías o vídeos corporativos, entre otros. Si tienes algún evento próximo, también los puedes invitar.

Por otro lado, lead nurturing. Aunque algunos de los asistentes a tu evento pueden ser clientes actuales, muchos de ellos puede que no. Por este motivo, debes tratar de generar leads con ellos aprovechando las tomas de contacto durante el evento. Una vez has generado el lead, es hora de alimentarlo a partir de acciones como ofrecer una demo del producto, programar un meeting para entender las necesidades del asistente o compartir contenido relevante.

¿Tienes más claro cómo organizar un evento híbrido?

Hasta aquí nuestros consejos sobre cómo organizar un evento híbrido. Hemos hecho una selección con algunos de los más importantes. Si te apetece descubrir más información relevante sobre los eventos híbridos puedes descargarte “La guía definitiva de Watchity para realizar un evento híbrido“.

Y si te interesa conocer cómo funciona Watchity, no dudes en mandarnos un mensaje o solicitar una demo.

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