La estrategia audiovisual para instituciones públicas

Implementar una estrategia audiovisual para las instituciones públicas bien diseñada es clave para aumentar la presencia y llegar a más personas, especialmente a los ciudadanos. Con una buena planificación audiovisual, las instituciones pueden comunicar de manera más efectiva sus mensajes, fortalecer su visibilidad y resaltar sus valores de forma auténtica. Todo esto se consigue a través de canales como redes sociales, comunicados en salas de prensa virtuales y eventos en vivo que inviten a la participación ciudadana, haciendo que las instituciones estén más cerca de su audiencia.

A diferencia de una empresa privada, donde el objetivo es vender productos o servicios, las instituciones públicas buscan algo distinto: maximizar el alcance de su mensaje. Aunque el engagement sigue siendo relevante, su principal objetivo es llegar al mayor número de personas posible, transmitir sus principios, transparencia y generar un impacto positivo en la comunidad.

En este artículo, hablaremos de la importancia de una estrategia audiovisual para instituciones públicas, qué aspectos tener en cuenta al desarrollarla, y cómo lograr que el mensaje llegue a la audiencia correcta de manera efectiva.

De los medios tradicionales a las redes sociales: el nuevo rol de las instituciones públicas

La comunicación en las instituciones públicas ha cambiado mucho a lo largo del tiempo. Todo empezó allá por la Revolución Francesa, cuando los Gobiernos se dieron cuenta de que influir en la población a gran escala, podía ser clave para moldear opiniones políticas. Fue el punto de partida de lo que hoy conocemos como campañas, y el comienzo de una relación más activa entre los Estados y sus ciudadanos.

Luego, las Guerras Mundiales llevaron esto a otro nivel. Durante esos años, medios como la radio, el cine y la prensa se convirtieron en herramientas poderosas para llegar al público. Estados Unidos, con su poder económico y militar, tomó la delantera y comenzó a usar la comunicación como una forma de persuasión a gran escala. Desde ese momento, la comunicación dejó de ser algo improvisado para convertirse en toda una industria.

Con el tiempo, las instituciones públicas no solo se encargaron de representar la soberanía popular, sino también de comunicarse mejor con los ciudadanos. Pero aquí viene el reto: cuando la publicidad institucional no se gestiona bien, puede desviar la atención y generar debates que no aportan nada al verdadero diálogo democrático. Por eso, es clave que la información sea clara y sin rodeos.

Hoy en día, internet y las redes sociales han transformado por completo esta dinámica. Ya no se trata únicamente de una relación formal entre “gobierno” y “ciudadano”. Ahora, las instituciones públicas ven a los ciudadanos como clientes a quienes deben conocer, segmentar y escuchar. Gracias a estas nuevas herramientas digitales, las instituciones tienen la oportunidad de mejorar el bienestar de la población, adaptándose mejor a sus necesidades y expectativas.

Cómo crear una estrategia audiovisual efectiva para instituciones públicas

Para desarrollar una estrategia audiovisual sólida en las instituciones públicas, es crucial establecer primero los objetivos de comunicación. Esto garantiza que el mensaje llegue de manera efectiva y que se cumplan las metas institucionales. Te recomendamos centrarte en dos pilares clave al comenzar: información de interés para los ciudadanos, y promoción de valores y actitudes cívicas. Estos pilares guiarán tu plan, asegurando que cada comunicación tenga un propósito claro y significativo.

Dentro de este enfoque, es importante considerar las actividades informativas y divulgativas. Estas pueden clasificarse en cuatro tipos de comunicación, cada una con un objetivo específico:

• Comunicaciones surgidas por mandato legal: Informes y anuncios que deben hacerse por obligación normativa.

• Comunicaciones vinculadas a la actividad publicitaria: Campañas para promover servicios, eventos o mensajes institucionales.

• Comunicaciones vinculadas a la actividad periodística: Relación con los medios de comunicación para la difusión de noticias e información oficial.

• Relaciones públicas: Creación y mantenimiento de una imagen positiva de la institución a través de eventos, comunicados y actividades públicas.

Con los pilares y objetivos de comunicación claros, es fundamental clasificar al público y entender cómo difundir el mensaje de manera efectiva. A continuación, exploraremos cómo identificar el público objetivo de las instituciones públicas.

Clasificación del público objetivo en instituciones públicas

Para que las instituciones públicas logren una comunicación efectiva, es crucial identificar y clasificar a su público objetivo. Esta clasificación permite adaptar los mensajes y estrategias a las necesidades específicas de cada grupo. 

Ciudadanos en general: 

• Este público se ve afectado por las decisiones y servicios de la institución.
• Aquí se incluyen a todas las personas que residen en el territorio, sin importar su edad, género o situación socioeconómica. 
• La comunicación con este público debe centrarse en temas de interés general, como servicios públicos, derechos y responsabilidades. 
• El objetivo principal con este público objetivo es informar de manera clara y accesible a la ciudadanía, fomentando la participación y el compromiso cívico.

Grupos específicos:

• Este público objetivo es de suma importancia, ya que son ciudadanos que tienen necesidades particulares, como los jóvenes, las personas mayores, las personas discapacitadas, o los colectivos vulnerables.
• Requieren de una atención especial, pues sus intereses y desafíos, difieren bastante del anterior público objetivo.
• La comunicación dirigida a ellos debe ser adaptada, ofreciendo información y servicios que aborden sus preocupaciones específicas. Esto no solo mejora la inclusión, sino que también fortalece la relación entre la institución y estos ciudadanos.

Empresas y organizaciones:

• Es fundamental tener en cuenta a este público objetivo, puesto que en este grupo se incluyen tanto a entidades privadas como a organizaciones sin ánimo de lucro que interactúan con la administración pública. 
• La comunicación con este sector debe centrarse en regulaciones, oportunidades de colaboración y programas de apoyo. 
• Facilitar una comunicación clara y efectiva con las empresas promueve el desarrollo económico y la creación de sinergias beneficiosas para la comunidad.

Canales clave para la comunicación de instituciones públicas

Página Web: el corazón de la comunicación institucional

La página web de una institución pública es su corazón y mente, actuando como la voz directa que conecta con los ciudadanos. Este canal es fundamental para transmitir información y debe cumplir con ocho funciones principales, según el estudio de Pere Oriol Costa y Santiago Giraldo (2013). Estas funciones son:

1. Información básica y de actualidad: Proporcionar datos relevantes sobre la institución, su misión y servicios.
2. Atención al ciudadano: Facilitar el acceso a información y recursos que ayuden a resolver inquietudes y trámites.
3. Fomento de la participación: Incentivar a los ciudadanos a involucrarse en procesos democráticos y actividades comunitarias.
4. Difusión y promoción de servicios: Dar a conocer los servicios disponibles para la ciudadanía, aumentando su uso y aprovechamiento.
5. Desarrollo económico: Ofrecer recursos e información que promuevan el crecimiento económico y la innovación en la comunidad.
6. Rendimiento de cuentas: Presentar informes y datos que muestren la gestión de recursos, evidenciando la transparencia de la institución.
7. Educación y sensibilización: Proporcionar contenido educativo que informe a la población sobre temas de interés público.
8. Actualizaciones en tiempo real: Mantener a la comunidad informada sobre eventos, noticias y cambios relevantes.

Estas funciones son esenciales para construir confianza y mantener una comunicación efectiva, ya que la transparencia y la accesibilidad son claves para una buena relación entre la institución y los ciudadanos.

Redes Sociales: un reto de unidad y conexión

Las instituciones públicas enfrentan un gran desafío en la gestión de redes sociales, ya que suelen tener múltiples perfiles que abordan diversas temáticas de manera independiente. Esto puede llevar a una falta de cohesión en la comunicación, dificultando la construcción de una voz unificada. 

Para lograr una comunicación efectiva y coherente, es fundamental establecer guías de uso y estilo que unifiquen la presencia de la institución en estas plataformas. Como suele decirse: “Una administración que comunica, es una administración que existe ante los ojos del ciudadano”.

Al desarrollar estas guías, es importante considerar los siguientes puntos clave:

1. Principios inspiradores: Definir los valores que motivan a la institución a estar presente en las redes sociales.
2. Selección de plataformas: Determinar en qué redes sociales tendrá presencia la institución y por qué, basándose en el público objetivo y los objetivos de comunicación.
3. Identidad visual: Establecer una identidad visual corporativa coherente para cada canal, asegurando que todos los perfiles reflejan la misma imagen institucional.
4. Uso de cada canal: Especificar el propósito y tipo de contenido que se compartirá en cada red social, adaptando el mensaje a las características de cada plataforma.
5. Normas de escritura y contenido: Definir las pautas para la redacción, tipos de contenidos y frecuencia de publicaciones, garantizando un tono adecuado y accesible.
6. Interacción con los ciudadanos: Establecer un protocolo para responder a interacciones y comentarios, fomentando un diálogo abierto y constructivo.
7. Análisis de datos: Determinar qué datos se recogerán después de las interacciones para evaluar si se están cumpliendo los objetivos y mejorar continuamente la estrategia.

Siguiendo estas pautas, las instituciones públicas pueden optimizar su comunicación en redes sociales, fortaleciendo la relación con los ciudadanos y asegurando que su voz sea clara y efectiva.

Tipos de contenido efectivos para la comunicación de instituciones públicas

Las instituciones públicas pueden utilizar diversos tipos de contenido para mejorar su comunicación con los ciudadanos. Las salas de prensa virtuales son esenciales para compartir noticias y decisiones importantes, mientras que los eventos en vivo fomentan la interacción en tiempo real. Además, los reels y vídeos cortos ofrecen una forma dinámica de presentar información en plataformas como Instagram, LinkedIn, X.

Otros formatos útiles incluyen infografías, que simplifican datos complejos, y publicaciones en redes sociales, que mantienen a los ciudadanos informados y permiten la interacción. Los artículos y posts del blog ofrecen un análisis más profundo de temas relevantes, estableciendo la autoridad institucional.

Finalmente, los podcasts y boletines electrónicos son excelentes para mantener a la audiencia actualizada, mientras que las encuestas permiten recoger opiniones y mejorar servicios. Por último, los tutoriales y guías facilitan el acceso a la información, ayudando a los ciudadanos a desenvolverse con los servicios ofrecidos.

¿Qué podemos concluir de todo esto?

Los cambios recientes en el panorama comunicativo exigen adaptarse a nuevas formas de interacción. Hoy, la información en tiempo real y el contenido bajo demanda (como el streaming y el vídeo on demand) son fundamentales para atraer a los ciudadanos. 

La capacidad de movilización ciudadana ha crecido, con nuevos espacios de diálogo y participación que ofrecen oportunidades para conectar de forma más directa y personalizada. Aprovechar la multiplicidad de canales es clave para una comunicación pública efectiva.

Con esta información, es posible crear una estrategia audiovisual sólida para las instituciones públicas. Es clave tener en cuenta el público objetivo, los canales adecuados, los tipos de contenido más efectivos y asegurarse de que la información que se difunda sea de interés y relevancia para los ciudadanos.

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