5 tips para programar bien un evento virtual

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Los eventos virtuales han ganado importancia y notoriedad desde la situación provocada por la pandemia. Han permitido que el ámbito de los eventos siguiera activo, aunque haya tenido que adaptarse a las nuevas necesidades y requisitos de la situación y de la audiencia. Y no solo el mundo de los eventos, muchas organizaciones han tenido que reinventarse e incluir los eventos virtuales en su actividad. En este artículo vamos a explicaros cómo programar bien un evento virtual.

Cómo programar un evento virtual

Un evento virtual puede ser un recurso exitoso, mediocre o desastroso en función de la dedicación previa al programarlo. Si sigues nuestros consejos será mucho más sencillo que tus eventos virtuales sean un éxito.

Planifica el evento

Si quieres saber cómo programar bien un evento virtual, el primer paso es planificarlo detalladamente, teniendo en cuenta diversas variables. Esto significará que, detrás de nuestro evento, hay una estrategia definida que nos guiará para no dar pasos en falso.

Dentro de la planificación incluimos en primer lugar definir bien los objetivos. Es decir, qué queremos conseguir con el evento y cómo vamos a trabajar o a enfocar las energías para hacerlo realidad.

En segundo lugar y no por ello menos importante que el anterior, definiremos nuestra audiencia. Debemos pensar bien a quién dirigiremos el evento, quién será nuestra audiencia virtual. Cuando tengamos claro el target, podremos diseñar una estrategia de marketing y una promoción mucho más focalizadas.

Otra variable importante es la de estructurar el evento virtual. Según el alcance y el tamaño del evento decidiremos qué formato virtual vamos a implementar (un webinar, una conferencia, etc.). También decidiremos si se tratará de un evento gratuito o de pago, y si será en streaming o en diferido.

Escoge bien el lugar virtual

En los eventos físicos elegimos un lugar adecuado (auditorio, sala, etc.), así que los eventos virtuales no pueden ser menos. Es importante no caer en el error de elegir plataformas de redes sociales básicas, como Facebook, Youtube, etc. Estas plataformas nos pueden ayudar a reforzar la promoción del evento, pero no para la transmisión. Hay que andar con cuidado porque no podemos permitirnos problemas técnicos durante el evento, pues dañarían nuestra imagen.

En el mercado podemos encontrar plataformas diseñadas especialmente para este uso, como es el caso de Watchity. Cuenta con una tecnología sólida y ofrece diversas funcionalidades que facilitan la gestión del directo y la interacción con la audiencia. Además, es sencilla de utilizar, transmite una imagen profesional y permite compartir el contenido simultáneamente en las redes sociales.

Ofrece incentivos a tu audiencia

Al igual que en los eventos presenciales, a la audiencia de los eventos virtuales también le gusta los incentivos o detalles. El hecho de que el evento sea virtual no limita en absoluto este punto. Podemos ofrecer cupones de descuento, tarjetas de regalo, suscripciones de formación, sorteos de kits de bienestar, etc. Es una forma de valorar a nuestra audiencia y de que ésta se sienta reconocida.

Si tu presupuesto es limitado para llevar a cabo esta idea, puedes buscar patrocinadores para que lo financien a cambio de promocionarse. Sería beneficioso para ambas partes.

Atrapa a tu audiencia

Para programar bien un evento virtual debemos pensar acciones para retener a la audiencia. Aparte de mostrarle contenidos de su interés para mantenerla atenta, deberíamos aportarle un valor añadido. Pero ¿cómo podríamos hacerlo? Pues por ejemplo invitando a una persona líder en la temática tratada, a una celebridad que esté involucrada en la misma causa que nosotros, etc. También es importante promover la interacción con la audiencia, pues de ello dependerá que el evento tenga éxito. Puedes lanzar juegos rápidos que estén relacionados con el tema, ronda de opiniones compartidas, sorteos para los que participen, etc.

Escucha a tu audiencia

Durante el evento, si tienes ocasión, o después del evento en la mayoría de los casos, debes conseguir el feedback de tu audiencia. Sus comentarios te ayudarán a considerar diversos temas o maneras de gestionar el evento que serán valiosos para futuros eventos. Dichos comentarios serán un potente indicador de su nivel de satisfacción, por lo tanto, serán una fuente de información fundamental.

También será importante conocer el feedback de otras personas involucradas en el evento. Es el caso de los patrocinadores, ponentes, equipo de la propia empresa, etc. De esta manera, podremos evaluar el éxito del evento de una forma más global.

Y hasta aquí nuestros consejos o tips para programar bien un evento virtual. Si quieres más información o quieres conocer mejor Watchity no dudes en mandarnos un mensaje o solicitar una demo.

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