Los eventos virtuales e híbridos, todavía con más motivo que los tradicionales/presenciales, requieren una preparación previa y considerar diversos factores. El hecho de que los asistentes no se hayan desplazado a un lugar concreto para esta finalidad y que lo puedan seguir desde casa o cualquier sitio, facilita que se abandone la sesión ante el más mínimo error o desajuste. Elegir buenos ponentes para los eventos virtuales está entre los factores más determinantes.
Como ya hemos explicado en otros artículos, es necesario tener muy claro el objetivo del evento, las necesidades de nuestro público objetivo o target, el contenido que compartiremos, la estrategia de marketing, la promoción, la plataforma de streaming para emitirlo, etc., para cumplir con las expectativas establecidas previamente. Pero si no elegimos buenos ponentes para los eventos virtuales, de poco servirá cuidar estos otros factores mencionados.
Qué debemos valorar para elegir buenos ponentes
Para que la elección sea lo más acertada posible, debemos asegurarnos de que los ponentes cumplen los siguientes requisitos:
– Que tengan experiencia y amplios conocimientos sobre el tema que van a tratar en el evento. Deben ser expertos en la materia, para poder cumplir con creces las expectativas de la audiencia y resolver sus dudas.
– Poder de comunicación y carisma para atraer el interés y la atención de los asistentes. Que muestren una imagen profesional, pero al mismo tiempo tengan un punto informal o divertido que enganche a la audiencia. Lo ideal es encontrar el equilibrio.
– Compromiso y seriedad para llevar a cabo su tarea tal como se ha acordado en la contratación.
– Que podamos conseguir referencias positivas de sus intervenciones en otros eventos.
– Que se impliquen en los eventos en los que participan aportando contenido de valor adicional al que comparten de forma oral. Esta implicación también se refleja interactuando con la audiencia, ya que se promueve la comunicación y un ambiente favorable.
– Que tengan cierto prestigio o reconocimiento en redes sociales puede servir de gran ayuda. No es imprescindible, pero es un plus para promocionar más el evento y amplificar el impacto cuando se celebre.
– Que se ajusten al presupuesto que podamos permitirnos. Las tarifas de los ponentes pueden ser muy variadas, deberíamos encontrar un equilibrio entre las características mencionadas y la tarifa. Es decir, lo ideal es que cumplan los requisitos citados y que tengan un coste que te encaje.
Algunos consejos a tener en cuenta
Siguiendo el hilo del último punto mencionado, hay ponentes o conferenciantes profesionales que tienen sus propias páginas web para vender su servicio y facilitar la contratación sin intermediarios. Si puedes permitírtelo, otra opción es contratar una agencia externa que gestione este tema e incluso parte de la organización del evento. Si optas por la segunda opción, ahorrarás tiempo de dedicación y podrás enfocarte a otras tareas relacionadas con el evento.
Los ponentes deberían dominar la herramienta o plataforma que se utilice para gestionar el evento. Una plataforma como Watchity permite emitir el evento en streaming y gestionar diversas funcionalidades de manera profesional y sencilla. La funcionalidad, por ejemplo, de preguntas-respuestas (Q&A) es imprescindible en estos eventos y es imprescindible que sepan utilizarla.
Los ponentes también deberían preparar preguntas o temas que quieran tratar para promover la participación de la audiencia, y pensar en qué momento lanzarlos. Es importante controlar el tiempo dedicado a interactuar con la audiencia y distribuirlo de manera óptima. Los espectadores de los eventos virtuales, generalmente, quieren tener un papel activo, ¡pero cuidado! Si la audiencia percibe que participa con mucha frecuencia, puede ser contraproducente y resultarles pesado.
Checklist básico de buenas prácticas para los ponentes
Aunque muchos conferenciantes o ponentes ya tienen en cuenta estas prácticas para que todo salga sobre ruedas, no está de más recordárselo para mostrarles la imagen que quieres transmitir:
– Seguir el orden de participación establecido y que la intervención se ciña al tiempo acordado, para que las ponencias sean equitativas.
– Mostrar una imagen, postura y actitud que reflejen profesionalidad.
– Si la ponencia se realiza en una estancia personal, se debe cuidar la imagen de fondo para proyectar una imagen lo más profesional posible.
– Si se comparte información con la audiencia, se debe cuidar la pantalla del escritorio, porque mostrar determinadas carpetas o documentos/archivos puede resultar negativo.
– Conocer la app o la plataforma de gestión del evento, para poder implementar las funcionalidades requeridas durante el tiempo de intervención.
– Asegurarse de que la iluminación y sonido del sitio dónde estará hablando es adecuada para transmitir una imagen profesional.
Y hasta aquí nuestros consejos para elegir buenos ponentes para los eventos virtuales. Esperamos que te haya resultado interesante y útil para organizar ese evento que tienes en mente hace tiempo o para mejorar tu próximo evento.
¿Eras plenamente consciente de la importancia de la elección de buenos ponentes para los eventos virtuales?
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