Todas las empresas se enfrentan a desafíos en un momento u otro. Los grandes ejecutivos quieren tener discusiones con ejecutivos del mismo nivel para conocer opiniones y poder superar estos desafíos. Para satisfacer esta necesidad, organizar una mesa redonda virtual es una idea brillante. Permite a los participantes compartir sus conocimientos y experiencia, y discutir los desafíos comerciales con un grupo de profesionales capacitados. En este artículo, te mostraremos cómo puedes organizar una mesa redonda virtual a la que los altos ejecutivos realmente quieran asistir.
Cómo organizar una mesa redonda virtual
1. Define las metas
Antes de organizar una mesa redonda virtual, debes definir tus objetivos. ¿Por qué haces esta mesa redonda? Puede haber varios motivos: Dar visibilidad a tu empresa, obtener leads, aprender de tus compañeros de profesión, etc. Hay que tenerlo claro para poder definir cómo va a ser la mesa redonda. Además de los objetivos que quieras establecer, debes tener en cuenta a tu público objetivo antes de iniciar el networking. Mientras decides tus objetivos, tienes que responder algunas preguntas como: “¿cuál debería ser el público objetivo?” y “¿cuáles deberían ser nuestras call-to-actions?”, entre otras.
2. Selecciona un tema de discusión
El tema de discusión determinará el número de personas que quieran asistir a tu mesa redonda. El tema debe ser atractivo dentro de tu industria y debe darle un valor significativo a tu audiencia.
Por supuesto, el tema debe alinearse con lo que tu empresa puede ofrecer. Y está claro que quieres brindarle a la audiencia inspiración sobre cómo pueden resolver problemas críticos con tus soluciones.
Para ayudarte a elegir el tema, puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Hay alguna pregunta relevante a la que se enfrente tu industria actualmente?
- ¿Cómo se refleja el tema en tu marca?
- ¿Existen diferentes posturas/opiniones sobre el tema o problema?
3. Decide la duración y el número de oradores
La duración de la mesa redonda debe ser de entre unos 60 y 90 minutos. Si la haces más larga la audiencia probablemente se cansará.
En cuanto a la distribución del tiempo, si organizas una mesa redonda virtual de 60 minutos, debería plantearse más o menos así:
- 10 minutos: Introducción y bosquejo de la situación actual
- 40 minutos: discusiones interactivas
- 10 minutos: cierre y call-to-action (llamada a la acción).
Con respecto al número de oradores, considera cuidadosamente cuántas personas deseas en tu mesa redonda. Demasiadas pueden hacer que nadie se sienta escuchado. Sin embargo, si hay muy pocas, alguien puede fácilmente monopolizar la conversación. Ten siempre esto presente: la calidad gana a la cantidad.
4. Prepara un programa
Debes enviar una copia del programa a todos los participantes de la mesa redonda. Así te asegurarás de que sepan qué y cuándo sucederán las cosas y les ayudará a mantenerse concentrados. La agenda debe incluir lo siguiente:
- El tema (claramente enunciado).
- El propósito de la mesa redonda.
- Los puntos principales a discutir.
- La línea temporal de la mesa redonda: tiempos de inicio, finalización y descanso.
- Reglas básicas: puede establecer reglas de comportamiento.
5. Personaliza la mesa redonda virtual
¿Cuántas mesas redondas virtuales has visto que parecen videoconferencias normales con varias personas?
Es hora de abandonar esa simplicidad y destacar del resto.
Un poco de creatividad y buenas imágenes son clave para que tu mesa redonda sea recordada. Watchity te permite personalizar tus vídeos en directo conectando cámaras y smartphones, compartiendo tu pantalla o webcam, agregando imágenes, superposiciones, logotipos de marca y vídeos pre-grabados. De esta manera, puedes crear mesas redondas virtuales de gran apariencia y otras actividades virtuales con una imagen profesional y atractiva.
6. Elige el moderador adecuado
Tienes que elegir quién moderará la mesa redonda. Hay un par de claras opciones a considerar:
- Un alto ejecutivo de tu empresa
- Una persona ajena a la empresa
Es posible que puedas crear más valor si contratas a una persona independiente para moderar la discusión en la mesa redonda. Porque esta persona no está influenciada y eso hace aumentar la credibilidad. Pero asegúrate de que este moderador sea un experto en el tema que se discutirá.
Si tienes un buen moderador, será otra gran herramienta para atraer a más personas de alta calidad a tu mesa redonda.
7. Invita a tus clientes a asistir a la mesa redonda
Mientras organizas la mesa redonda virtual, no olvides invitar a clientes como audiencia y a los socios clave. Los clientes pueden dar una idea breve de cómo han resuelto los desafíos comerciales que se debaten en las mesas redondas. Además, las probabilidades de atraer a una audiencia de mayor calidad aumentan cuando clientes conocidos asisten a las mesas redondas. Puedes llamarlos o invitarlos por correo electrónico.
8. Tener un plan de engagement
Debes brindar la mejor experiencia a tu audiencia. Hay algunas cosas que debes incluir en cualquier mesa redonda virtual:
- Encuestas previas al evento: descubre qué esperan aprender en tu mesa redonda y por qué asisten.
- Chat en vivo: con un chat en directo la audiencia se sentirá incluida.
- Un vídeo al comienzo de cada tema de discusión ayuda a mantener viva la atención de las personas.
- Sesiones de preguntas y respuestas (Q&A): Tener una sesión de preguntas y respuestas con la audiencia en algún momento de la mesa redonda es una excelente manera de involucrarlos.
9. Crea un plan de seguimiento
Tu objetivo debe ser tener una reunión de seguimiento con todos los que asistieron como oradores a tu mesa redonda virtual. Por lo general, los participantes de las mesas redondas son ejecutivos de alto nivel y no es tan sencillo comunicarse con ellos. Por lo tanto, programa una reunión de seguimiento lo antes posible una vez finalice la mesa redonda.
Además, todos los que asistieron como audiencia pueden convertirse en leads, por lo que puedes ponerte en contacto con ellos a través del correo electrónico.
Por otro lado, no olvides recopilar comentarios de los asistentes a la mesa redonda. El feedback ayuda a conocer los impedimentos e improvisar el evento para brindar mejores experiencias. Puedes enviar una encuesta de seguimiento a tus asistentes por correo electrónico o pedir a sus representantes de ventas que recopilen comentarios.
Si quieres saber cómo crear mesas redondas virtuales con Watchity, envíanos un mensaje o solicita una demostración.