Los webinars tienen un papel destacado entre los eventos virtuales de la actualidad y seguirán presentes durante mucho tiempo en el panorama empresarial. No hay ninguna duda sobre esta afirmación que diversos estudios han compartido recientemente. Cada vez más compañías, marcas, agencias, etc. los incluyen en su estrategia de contenidos, porque a través de este formato pueden llegar fácilmente a una amplia audiencia virtual, compartir contenidos de valor de manera sencilla, generar engagement y fortalecer el vínculo fomentando al mismo tiempo la relación comercial. En este artículo vamos a explicarte cómo promocionar bien tus webinars, para que puedas incrementar la asistencia poniendo en práctica las acciones adecuadas.
Implementar las estrategias de marketing correctas y acciones planificadas para promocionar tu webinar te permitirán, aparte de generar más ingresos, mejorar tu posicionamiento como experto en la temática y establecer un vínculo más fuerte con tu audiencia.
Puntos clave para promocionar tus webinars
Así pues, vamos a explicarte cómo promocionar bien tus webinars para conseguir más registros. Debes focalizarte en los siguientes puntos clave:
Decidir los canales más adecuados
Es fundamental decidir qué canales son los más adecuados para promocionar tu webinar y llegar a tu target. Normalmente lo publicaremos en nuestra web corporativa, en el blog y redes sociales. Es aconsejable también enviar una newsletter a nuestra base de datos y, según la temática del webinar, promocionarlo en grupos de Linkedin que estén relacionados.
Una acción muy simple y que puede captar tráfico a la landing page que generemos, es incluir el enlace en la firma del correo electrónico de todos los empleados de la empresa. El hecho de enviar correos electrónicos con frecuencia, es una forma sencilla y efectiva de hacer difusión.
Aparte de estas acciones para captar tráfico orgánico, si además dispones de presupuesto, estaría genial poder ampliar la promoción recurriendo a anuncios de pago durante unos días. Google Ads es una opción, como también lo puede ser Facebook Ads, etc. En función de dónde esté tu target o audiencia, escogerás los canales más idóneos para lanzar la promoción.
Definir cómo publicarás la información
Aparte de decidir dónde promocionarás el webinar, es muy importante definir cómo publicarás la información. Es decir, que debes adaptar el mensaje en función del sitio o canal de difusión en el que lo publiques. Evidentemente, la base del mensaje será la misma, porque vamos a promocionar el mismo evento, pero según la red social o el sitio, será más adecuado un tono o estilo de lenguaje determinado. Es importante que, en cualquier caso, tenga coherencia con la temática y el nivel de profesionalidad del webinar. A veces, si el mensaje es demasiado informal, puede ser negativo cruzar esa línea.
Es imprescindible incluir una llamada a la acción (call to action – CTA) para promover el interés hacia el evento. Debe ser clara y que invite a inscribirse o, como mínimo, a seguir averiguando información acerca del webinar.
Es muy recomendable crear uno o varios hashtags para cada evento o webinar. Utilizarlos en las publicaciones en redes sociales aumentará la visibilidad. Deberían ser cortos y que tengan, en cierta medida, un toque original. Se pueden utilizar cuando se promociona el evento, durante el mismo y cuando se publica información una vez finalizado.
Una buena acción de comunicación post-evento es compartir el webinar grabado en tu web, redes sociales y otros canales digitales. De esta manera podrás ampliar la difusión llegando a más audiencia y potenciales clientes.
Crear landing pages atractivas
Si creas landing pages atractivas para promocionar tus webinars y eventos virtuales podrás generar más fácilmente expectación. Para conseguirlo, la clave está en personalizarlas. Es decir, que al mismo tiempo que compartes la información relevante acerca del evento, debes aprovechar para mostrar tu identidad corporativa (logotipo, tonos del Pantone corporativo, imágenes que reflejen tu esencia, etc.). En cuanto a la información relevante, no pueden faltar un buen título, la descripción, la fecha, la duración y algunos detalles que queramos destacar para generar interés (por ejemplo la presencia de un invitado especial, si realizaremos alguna actividad adicional o sorteo durante el webinar, si compartiremos información exclusiva para los asistentes, etc.).
Una buena práctica para aplicar en las landing pages es activar una cuenta atrás en vivo, para así generar interés y/o expectativa entre la audiencia potencial desde esta primera toma de contacto.
Diseñar formularios de registro ágiles
Agilizar el proceso de registro de los usuarios es fundamental para que sigan adelante con la gestión y no decidan desestimar la inscripción. Por este motivo, el formulario de registro debe ser simple, de manera que los usuarios puedan registrarse a través de su nombre y correo electrónico. Se puede personalizar el formulario, de manera sencilla, añadiendo algunos campos (opcionales u obligatorios) para conseguir más datos de interés, aunque cuantos menos campos mejor. Y lo que sí debemos incluir, sin duda, es el campo de consentimiento para el cumplimiento de la GDPR.
También será imprescindible que, detrás de los formularios de registro, se haga una buena gestión de las inscripciones. De esta manera, transmitiremos profesionalidad, generaremos interés por el evento, y los usuarios tendrán la tranquilidad y confianza de que han tomado una buena decisión. ¿Cómo lo haremos? Planificando y emitiendo una buena comunicación a los usuarios una vez se hayan registrado, tal como te explicamos a continuación.
Lanzar emails automatizados
Una vez los usuarios se han registrado para asistir al webinar, debemos activar un sistema de emails automatizados para asegurar su asistencia. Es fundamental una buena planificación, que incluya decidir los momentos más indicados para su lanzamiento y una redacción adecuada para cada ocasión. La cadena de correos empezaría con el correo de confirmación de la inscripción, seguiría con las invitaciones de calendario enlazadas con la página del webinar/evento, y por último incluiría varios correos de recordatorio que se enviarían paulatinamente a medida que se va acercando la fecha del evento.
Lo ideal es empezar unas 3 o 4 semanas antes del evento. Si no es posible porque vas muy ajustado de tiempo, sería conveniente, al menos, empezar dos semanas antes. Los dos primeros correos mencionados se enviarían cuando los usuarios se hayan registrado, dejando un margen de 4-5 días entre ellos, y los últimos de recordatorio deberían enviarse cuando falte una semana, cuando falten uno o dos días para el evento, y el mismo día unas horas antes. De esta manera, los espectadores no se olvidarán del evento y al mismo tiempo generarás interés y expectación.
En estas dos últimas acciones, tal como hemos explicado en el caso de las landing pages, debes mostrar tu identidad corporativa. Todos los puntos de interacción con el usuario deben estar personalizados, alineados con la imagen e identidad de marca. Para ello, debes usar los logos, las imágenes corporativas (o imágenes del mismo estilo), los colores o tonalidades Pantone de la marca, y el subdominio de la marca/empresa en las direcciones URL que compartas.
Ahora que ya sabes un poco más sobre cómo promocionar bien tus webinars, ¿quieres descubrir cómo crear un webinar desde el principio? Puedes descargarte la “Guia definitiva de Watchity para planear y crear un buen webinar”.
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