En el mundo actual, los eventos híbridos se han convertido en una herramienta clave para las empresas, permitiendo combinar lo mejor de los encuentros presenciales con las posibilidades del streaming. Un claro ejemplo de esta transición es el caso de Hub Empresa, un espacio físico ubicado en Valencia, perteneciente a Banco Sabadell, que desde 2019 ha sido un punto de encuentro para diversos tipos de empresas y colectivos. La pandemia del COVID-19 obligó a este proyecto a replantearse sus eventos, promoviendo la búsqueda de una solución eficaz para llevar a cabo sus actividades de manera remota. En este artículo, compartimos la experiencia de Mireia Pont, responsable de contenidos de Hub Empresa, con Watchity, la plataforma que ha facilitado esta transformación digital.
De la incertidumbre a la profesionalización
En los primeros momentos de la pandemia, Hub Empresa se encontró con un reto inesperado: realizar eventos de forma online sin contar con un sistema de transmisión adecuado. Según Mireia Pont, “empezamos con una plataforma que no era Watchity, simplemente para salir del paso”, pero pronto se dieron cuenta de que la herramienta carecía de la profesionalidad necesaria para cumplir con las expectativas de calidad y personalización que buscaban.
Entre los problemas iniciales, destacaron la falta de opciones de personalización, como la incorporación de vídeos de inicio, la inclusión de logos en los eventos y un diseño más profesional durante las sesiones. Además, la plataforma que utilizaban presentaba limitaciones en cuanto a la capacidad de asistentes, lo que obligaba a gestionar inscripciones de forma manual, resultando ineficiente y poco práctico.
La búsqueda de una solución: Watchity
La necesidad de mejorar la experiencia de los eventos llevó a Hub Empresa a explorar nuevas opciones. Fue entonces cuando, a través de sus compañeros de BStartup del Banco Sabadell, descubrieron Watchity. Mireia comentó que desde la primera reunión con el equipo de ventas, la herramienta les impresionó por su facilidad de uso y sus funcionalidades. “Nos gustó mucho, la vimos muy intuitiva y con pocos pasos ya pudimos realizar eventos profesionales y de calidad”, explica.
Un aspecto clave que facilitó la transición fue la capacidad de Watchity para gestionar grandes volúmenes de asistentes sin complicaciones. Según Mireia, “ya no teníamos que preocuparnos si se habían apuntado 1200 o 1800 personas. El sistema lo gestionaba de manera automática, lo que nos ahorraba tiempo y recursos”. Además, la plataforma permite el envío automático de recordatorios, lo que optimizó la gestión de los eventos y redujo la carga de trabajo manual.
Funcionalidades que marcan la diferencia
La flexibilidad de Watchity para adaptarse a las necesidades de Hub Empresa fue crucial para su éxito. La plataforma permitió personalizar los eventos, agregar contenidos como imágenes, vídeos, y también gestionar la grabación de las sesiones. “Lo mejor es que todo se queda guardado, no tienes que estar cargando información evento por evento. Además, la capacidad de generar informes de Excel con los registros de los participantes fue una funcionalidad muy valorada”, comentó Mireia.
Otro de los aspectos que destacó en la entrevista fue la posibilidad de que los participantes pudieran incorporarse a un evento de manera tardía sin perderse el contenido, ya que podían acceder al inicio de la transmisión en cualquier momento. Esta funcionalidad mejoró la experiencia del usuario y permitió que más personas pudieran disfrutar de los eventos, sin importar la hora exacta de su conexión.
Resultados y beneficios tangibles
Los resultados de la implementación de Watchity fueron inmediatos. Hub Empresa notó una mejora significativa en la calidad de los eventos, tanto en términos de producción como en la experiencia del usuario. “La primera vez que cambiamos de plataforma, todo funcionó muy bien. Desde ese momento, los eventos fueron mucho más profesionales”, explicó Mireia. La plataforma permitió gestionar los eventos híbridos, combinando la participación presencial en Valencia con la opción de seguir el evento online desde cualquier parte del mundo.
Mireia también mencionó cómo la plataforma Watchity facilitó la realización de eventos sobre temáticas diversas como la inteligencia artificial, financiación, ICO, ayudas europeas y startups. Con la integración de esta solución, Hub Empresa ha logrado mantenerse a la vanguardia en la organización de eventos digitales.
¿Por qué recomendar Watchity?
Al preguntarle a Mireia si recomendaría Watchity a otras empresas, su respuesta fue rotunda. “Al principio, los cambios pueden parecer complicados, pero en este caso, la experiencia fue a mejor. Es muy fácil de usar y no se necesita ser un experto en tecnología para aprovechar todas las funcionalidades. Cualquier empresa que quiera hacer eventos profesionales, intuitivos y eficientes debería probar Watchity”.
La historia de Hub Empresa demuestra cómo una plataforma adecuada puede marcar la diferencia en la organización y gestión de eventos virtuales e híbridos. Watchity ha sido la solución perfecta para enfrentar los desafíos impuestos por la pandemia y ha permitido a Hub Empresa seguir conectando con profesionales de diversos sectores, ahora con un nivel de calidad y profesionalismo mucho más alto.
En resumen, el caso de Hub Empresa destaca la importancia de elegir las herramientas adecuadas para gestionar eventos híbridos. La experiencia positiva con Watchity subraya no solo la necesidad de adaptarse a las nuevas tecnologías, sino también de hacerlo con soluciones que ofrezcan flexibilidad, facilidad de uso y resultados tangibles.
Si quieres mejorar tus eventos virtuales o híbridos que ya estés haciendo o lanzarte a ello si todavía no has empezado, no dudes en contactarnos para ver cómo puedes hacerlo fácilmente con Watchity.