El poder del e-mail marketing para los eventos virtuales

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No es ninguna novedad que los eventos virtuales están completamente integrados en la operativa de la mayoría de entornos empresariales. Admiten diversas posibilidades de gestión y, si algo está claro, es que todos necesitan una buena promoción. En este punto es dónde entra en juego el poder del e-mail marketing para los eventos virtuales.

Si diseñas y llevas a cabo una buena estrategia de e-mail marketing para tus eventos virtuales llegarás a la audiencia. Y lo harás de una manera más productiva y efectiva, atrayendo y fidelizando a tu público objetivo. Esto asegura un buen retorno de la inversión porque permite interactuar y mantener el contacto con tu target.

¿Cómo utilizar correctamente el e-mail marketing para los eventos virtuales?

El correo electrónico es un canal muy poderoso para promocionar los eventos y, poderlo automatizar, optimiza el tiempo y dedicación. Es necesario planificar correctamente toda la estrategia para sacar el máximo partido a este canal de comunicación y promoción. El hecho de que se pueda analizar y medir el impacto, nos permite valorar si los resultados van en la línea prevista. Si nos desviamos de la previsión, su flexibilidad nos permite editarlos y ajustarlos para conseguir nuestro objetivo o, como mínimo, para mejorar la eficacia.

Aquí vamos a compartir varios consejos para que el e-mail marketing que implementes para tus eventos virtuales sea un éxito:

Capta a tu audiencia

El primer paso es atraer o captar a los asistentes potenciales de tu evento y, para hacerlo bien, es clave la segmentación. Cuanto mejor definas cómo es tu público objetivo y diferencies sus características y necesidades, mejor focalizarás para atraer su interés. La información que les envíes a través del e-mail marketing debe ser lo más personalizada posible, despertar su curiosidad y generar la necesidad de inscribirse a tu evento.

La segmentación es clave para que aumente la conversión. Además, es una acción que repercutirá positivamente en tu imagen de marca o branding.

Cuida el contenido de tus e-mails

Aparte de que el mensaje sea lo más dirigido y personalizado posible, debemos considerar algunos detalles que mejorarán la comunicación. El asunto del e-mail tiene que despertar el interés del receptor para captar su atención y propiciar la apertura. Para conseguirlo, hay que encontrar un equilibrio formado por: información relevante, concisa y con un toque original.

Hay que cuidar el diseño del e-mail, incluyendo alguna imagen o elemento visual que refuerce la información. El contenido del e-mail debe incluir la propuesta de valor del evento, explicando los beneficios que se pueden obtener asistiendo. El tono en el que escribamos debe ser coherente con nuestra marca y con el nivel de seriedad del evento.

Suele funcionar muy bien incluir en el e-mail algún testimonio de usuarios o conferenciantes que han participado en eventos anteriores. Ver reflejadas las experiencias positivas impulsan el interés y la participación de los nuevos usuarios que están en proceso.

Otro punto fundamental es pensar estratégicamente las call to action más adecuadas. En los e-mails debemos incluir call to action en forma de botón o con el propio link pero que se vea claro, que esté en el lugar más indicado y que invite a su interacción. De esta manera, será mucho más probable que el usuario sienta interés, siga el proceso, y la conversión sea mayor.

Planifica la secuencia de e-mail marketing

Para que nuestra batería de emails sea coherente y no resulte excesiva debemos planificar bien la secuencia y la información. La parte inicial de la secuencia estará enfocada en la promoción (e-mail de invitación), después nos focalizaremos en la inscripción y en crear expectativa del evento (e-mail de confirmación). A medida que se va acercando la fecha, enviaremos tres o cuatro recordando la fecha y detalles relevantes (e-mails de recordatorio): a tres semanas del evento, a una semana, el día anterior, e incluso un cuarto e-mail el mismo día unas horas antes. Por último, una vez finalizado el evento, utilizaremos este canal para agradecer la asistencia y compartir contenido de valor relativo al evento (e-mail de agradecimiento). También podemos aprovechar para lanzar una encuesta o preguntarles qué les ha parecido el evento, de esta manera, obtendremos feedback y podremos mejorar en futuras ocasiones.

No debemos olvidar los contactos de nuestra base de datos que no se han inscrito al evento, o los interesados captados por otras vías que tampoco han acabado asistiendo. Aprovechemos para enviarles un e-mail con información del evento que les puede interesar y una invitación para el próximo evento.

Complementa el e-mail marketing con otros canales

El hecho de darle al e-mail marketing la importancia que merece no significa que olvidemos la efectividad de complementarlo con otros canales.

Las redes sociales nos ayudarán a amplificar el alcance de la comunicación del evento. En nuestros mailings también debemos incluir el enlace a redes sociales para que se pueda compartir con facilidad.

También resulta de gran ayuda utilizar tu blog para comunicar el evento. El artículo que explique el evento debe despertar el interés de los posibles asistentes y enlazar con una landing page que permita la inscripción. Crear una landing page con el formulario de registro es imprescindible para facilitar la inscripción de los asistentes. Nos permite compartirla en diferentes comunicaciones y tener un control de nuestra audiencia.

Lanzar una campaña SEM nos permitirá promocionar el evento virtual de manera segmentada y captar más asistentes. Es una buena estrategia para llegar a un mayor público objetivo y aumentar nuestra base de datos.

¿Todavía tienes alguna duda del poder del e-mail marketing para los eventos virtuales? Con estos consejos seguro que te sientes mejor preparado/a para implementar una estrategia de e-mail marketing para tus eventos virtuales. Está claro que es una opción efectiva que nos permite gestionar de manera sencilla la lista de posibles asistentes. Podemos dividir la lista por perfiles (asistentes, ponentes y patrocinadores) y organizar una secuencia de mails de manera automatizada.

Hasta aquí nuestro artículo para ayudarte a potenciar el e-mail marketing en tu estrategia de promoción de eventos virtuales.

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