Los problemas más comunes de los eventos híbridos que debes evitar

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Los eventos híbridos forman parte de la nueva normalidad desde el cambio sobrevenido en el mundo de los eventos a causa de la pandemia. Y por lo visto, van a seguir en auge durante mucho tiempo. Ha supuesto un reto, a nivel de organización y gestión, el hecho de adaptar una parte al entorno virtual. Han surgido errores o problemas que pueden arruinar un evento y otros más leves que, aunque su impacto sea menor, también deberían evitarse. En este artículo vamos a hablaros de los problemas más comunes de los eventos híbridos que debes evitar.

El mundo virtual ha traído diversas ventajas, como el ahorro de recursos (tiempo y desplazamientos), un mayor alcance, la rápida obtención de datos, etc. Pero la rápida adaptación de eventos presenciales a virtuales ha supuesto verdaderos quebraderos de cabeza a la mayoría de organizadores. Es lógico, ante un imprevisto de tal magnitud, no ha sido tarea fácil adaptar el formato físico al virtual. Así como también el caso de combinar ambos formatos pasando a ofrecer eventos híbridos.

¿Cuáles son los problemas más comunes de los eventos híbridos?

Darle poca importancia a la planificación

La planificación es básica e imprescindible en cualquier tipo de evento. Es un grave error planificar solo la parte presencial y obviar los detalles o acciones a implementar en la parte virtual. Cada audiencia es diferente, así como también lo es el equipo encargado de cada formato. Debemos adaptar los contenidos, las acciones y todas las gestiones en general para que el resultado en ambos casos sea óptimo. Y para conseguirlo, el primer paso es una buena planificación.

Baja asistencia

Un índice de asistencia bajo cuando se acerca la fecha del evento puede ser muy preocupante. El éxito potencial de tu evento se desvanece por momentos. Has marcado unos objetivos, has preparado contenido, has contratado personal, has ideado la estrategia de comunicación y promoción, etc. y resulta que apenas tienes inscripciones. ¿Qué puede estar pasando? Muchas veces es complicado encontrar una respuesta. Aún así, no debes rendirte y pensar qué acciones puedes llevar a cabo para dar un giro a la situación. Puedes lanzar una promoción de última hora que resulte original o especial para tu audiencia potencial, puedes anunciar un sorteo de una experiencia de valor que se llevará a cabo durante el evento, puedes contactar con prescriptores de éxito (relacionados con nuestro sector) que recomienden el evento en sus canales digitales, etc. La cuestión es luchar hasta el final para intentar alcanzar el éxito que habías planeado.

Escasa personalización en la parte virtual

Solemos preparar y decorar los espacios físicos para causar buena impresión a los asistentes presenciales y descuidamos los espacios virtuales. Debemos pensar cómo impactar y atraer al asistente virtual, para promover su interés en el evento y asegurar su permanencia. Disponemos de muchas opciones, como compartir vídeos, mensajes, contenidos de valor relacionados con el evento, y otras acciones de neuromarketing. Todo ello estudiando bien el target, para personalizar al máximo los contenidos e incluso los “escenarios” de pantalla del evento. Los asistentes virtuales deben percibir esta personalización para sentirse cómodos e integrados en el evento.

La elección de los ponentes

En un evento híbrido es crucial elegir bien a los ponentes o conferenciantes. Generalmente suele haber un ponente o invitado principal y otros complementarios. El caso es que debemos elegirlos que tengan experiencia dirigiendo eventos en los que se combinan los dos tipos de audiencia. Si es así, interactuarán fácilmente con la audiencia y promoverán su interés y participación. De lo contrario, el evento puede verse gravemente afectado y transmitir una experiencia aburrida y negativa a los asistentes. Y recuerda que la experiencia y opinión de la audiencia es decisiva para las inscripciones de los próximos eventos.

La herramienta de streaming para emitir la parte virtual

Uno de los problemas más comunes de los eventos híbridos, concretamente de la parte virtual, es elegir mal la herramienta de streaming. Debemos asegurarnos de que ofrece un servicio de calidad, a la altura de nuestras necesidades y de nuestra audiencia. Una plataforma como Watchity es una buena solución, ya que permite ofrecer a la audiencia un contenido de aspecto profesional y personalizado, no requiere conocimientos técnicos y además facilita la gestión de todo el evento (inscripciones, encuestas, datos del evento, estadísticas, etc.).

La conexión a Internet

La pérdida de conexión a Internet durante la parte virtual puede ser nefasta, ya que en ocasiones ha provocado la finalización del evento. Para evitar esta desagradable situación, debemos contar con una conectividad alternativa que nos pueda salvar en un momento crítico. También se aconseja disponer de una persona experta en tecnología para poder actuar de manera ágil ante cualquier problema técnico.

Duración excesiva de las sesiones virtuales

La parte virtual de los eventos híbridos no necesariamente debe tener la misma duración que la presencial. En muchos casos se planifica el evento para compartirlo con ambas audiencias simultáneamente, pero también cabe la posibilidad de introducir variaciones en el programa online. Esta decisión se ha tomado porque es difícil mantener su atención durante el mismo tiempo que los asistentes presenciales. El comportamiento y el feedback de la audiencia nos lleva a que cada vez más eventos híbridos adapten sus contenidos y reduzcan el tiempo de las sesiones. De no hacerlo así, probablemente pierdan el interés y se desconecten fácilmente.

Poca interacción con la audiencia

En los eventos híbridos, como en todos los eventos, debemos interactuar con la audiencia. Si en el formato presencial es importante, en el virtual todavía más. El grado de interacción y de networking serán decisivos para determinar la calidad de la experiencia de los asistentes. Lanzar “preguntas-respuestas” durante varios espacios de tiempo, encuestas, sorteos, momentos de networking, etc. fomentará la interacción y por consiguiente el interés y la motivación de los asistentes.

Descuidar la parte post-evento

Al igual que es importante la interacción con los asistentes antes y durante el evento, no debemos olvidarlo una vez finalizado. Probablemente hayamos lanzado alguna encuesta hacia el final del evento, pero en muchas ocasiones se suele enviar una vez terminado, junto con un mail de agradecimiento por la asistencia. También podemos aprovechar para enviar contenido adicional que pueda resultar de su interés, y disponer de un espacio virtual con acceso VIP a los participantes para promover el networking post-evento.

Y hasta aquí nuestras recomendaciones sobre los problemas más comunes de los eventos híbridos que debes evitar. ¡Esperamos que te haya resultado interesante!

Si quieres descubrir más información acerca de Watchity, no dudes en mandarnos un mensaje o solicitar una demo.

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