Recientemente os hablamos de los beneficios de los eventos híbridos (puedes leerlo aquí), y en este artículo os vamos a explicar cuáles son los elementos clave para los eventos híbridos. Este formato ha revolucionado el sector de los eventos adaptándose al cambio de paradigma provocado por la pandemia. Los eventos híbridos ya empezaban a tener popularidad antes de la pandemia, pero actualmente se han convertido en imprescindibles. Es lógico porque permiten llegar a más audiencia, crear nuevas experiencias y mejorar el engagement, entre otros beneficios.
Debemos considerar los siguientes elementos clave para que los eventos híbridos sean un éxito:
Plataforma
Podríamos decir que es el punto más importante, o de los que más. La plataforma es el elemento que permitirá a tus espectadores virtuales ver, leer y escuchar tu contenido. Por lo tanto, deberías escoger una plataforma que cuente con las características que necesitas para tu evento, como el registro, el fácil acceso, que permita generar un buen engagement con la audiencia o que disponga de herramientas de networking. Si tienes esto, los demás puntos o elementos serán más fáciles de conseguir.
Tecnología
Si hablamos de tecnología, debemos tener en cuenta tanto la parte presencial como la virtual.
En cuanto a la parte virtual, ya sabes que, tal y como acabamos de comentar, necesitarás una buena plataforma de streaming que funcione de forma fluida y se adapte al evento que quieres realizar.
En cambio, si hablamos de la parte presencial, se trata del material estándar de eventos. Por ejemplo, necesitarás buenas cámaras para conseguir un vídeo de alta calidad, micrófonos adecuados para un audio conveniente, buena iluminación y una conexión a internet potente que permita al evento funcionar fluidamente.
Registro
Para facilitar esta gestión a todos, debes encontrar una forma de registro intuitiva y, si es posible, que se pueda integrar a tu plataforma de streaming. También debes asegurarte de que la plataforma de registro integre un sistema de pago o de venta de entradas, todo dependiendo de tus necesidades.
Añadido a esto, debes poder tener una vista global de toda tu lista de asistentes, de forma que puedas ver quién se registra y quién no. Así, si haces un seguimiento después del evento, sabrás quién asistió y quién no, y qué tipo de email debes mandarles.
Sala de eventos híbridos
Si realizas un evento híbrido significa que, aparte de la plataforma de streaming para la parte virtual, necesitarás una sala para la parte presencial. Debes asegurarte de que el sitio tiene una iluminación y un espacio adecuados y, lo más importante, un internet fluido. En conclusión, escoge una sala que se adapte perfectamente al evento para ofrecer a tu audiencia una experiencia de calidad.
Programación de encuentros
Es evidente que, si el evento es híbrido, habrá espectadores tanto presenciales como online. Esa es la razón por la que las reuniones entre ellos se deben adaptar a la situación del evento.
Para hacer que los meetings sean ordenados y valgan la pena, debes encontrar un sistema de organización de reuniones que se adapte a los dos tipos de asistentes. Por lo tanto, puedes usar cualquier herramienta de programación de reuniones que apunte en los calendarios de los espectadores las reuniones que tienen reservadas para hacer networking. Esto ayudará a tus asistentes a que organicen sus encuentros y sean capaces de establecerlos fácilmente usando dicha herramienta.
Contenido atractivo
Es necesario que tengas presente que el contenido se debe dirigir tanto a tu audiencia física como a la virtual. Esto quiere decir que, cuando prepares las conferencias, charlas o presentaciones, debes considerar a ambos tipos de público. Asegúrate de que los conferenciantes están incluyendo a toda la audiencia y que el contenido se adapta al formato híbrido.
Marketing
Si realizas un evento híbrido significa que tu organización tendrá la oportunidad de atraer a un gran número de asistentes hacia este. Así que debes aprovecharlo y crear todo un ambiente alrededor del evento. Genera expectativa promocionándolo de forma correcta y tratando de llamar la atención de tu target. Toda la promoción y estrategias de marketing deben ser coherentes con los valores e imagen de tu marca o compañía.
Networking
En relación con el punto de “programación de encuentros”, éste trata del networking en particular. El networking es una parte importante del evento y puede ser realmente útil para tu audiencia a la hora de conectar de una forma más valiosa y generar más leads. Por lo tanto, debes proporcionar grandes oportunidades de networking mediante elementos virtuales y también offline.
Feedback
El feedback de tu audiencia es muy relevante para saber cómo ha ido el evento. Por esta razón, puedes mandar una encuesta para saber qué piensa tu audiencia que puedes mejorar para el próximo evento, cuál es la actividad o conferencia que más les ha gustado, etc. De esta forma, acabarás realizando y produciendo grandes eventos híbridos.
Interacción de la audiencia
En relación con el punto anterior, debes conseguir interacción de tu audiencia en vivo (obtener feedback) y puedes hacerlo mediante diferentes opciones, como lanzando un “preguntas y respuestas” o implementando una función de chat en vivo. Intenta involucrar a tus espectadores en todas las actividades tanto como sea posible.
Entretenimiento y actividades
El entretenimiento es esencial en un evento. Debes organizar la jornada para que haya actividades lúdicas y distracciones con las que tu audiencia desconecte un poco. Aparte, no puedes olvidarte de incluir a ambas audiencias (online y offline) en cada actividad que organices o, al menos, pensar actividades para ambas.
¿Estás de acuerdo con los elementos clave para conseguir eventos híbridos exitosos?
Después de ver todos estos elementos clave, ¿te apetece conocer más detalles de todo lo que engloban estos eventos? Tipos de eventos híbridos, beneficios que aportan, cómo organizarlos, el engagement que generan, el patrocinio de un evento híbrido, etc. Puedes ver toda la información descargando “La guía definitiva de Watchity para realizar un evento híbrido”.
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